Paragraaf Bedrijfsvoering

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. De provincie werkt aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nulmeting

2014

2015

2016

2017

1. Omvang in overeenstemming met takenpakket

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten (cumulatief in mln €)

2011

-13,3

-20,0

-20,0

-20,0

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage bedrijfsvoering

33

32

32

32

32

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

1

0,9

 

1,1

 

1,1

 

1,1

 

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

-

7,0

-

7,0

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

3,4

-

3,8

-

3,8

3.3 Afhandeling facturen

35

<30

<30

<30

<30

Toelichting op indicatoren

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten

De politiek-bestuurlijke keuzes uit het Hoofdlijnenakkoord zijn leidend voor de taken die de provincie oppakt: er moet sprake zijn van een door de politiek (PS en GS) gelegitimeerde opdracht. Focus op de kerntaken en daarbinnen focus op die zaken waar een provinciaal belang of noodzaak aan de orde is. De producten die de provincie levert voldoen aan de door de maatschappij gewenste kwaliteit. Deze ambitie in het Hoofdlijnenakkoord wordt in het programma 'Focus met Ambitie' (FMA) uitgewerkt, waarbij personele en organisatorische kosten en kosten voor externe inhuur eveneens worden verminderd.

De financiële doelstelling van Focus met Ambitie is om door focus op de kerntaken en efficiëntere bedrijfsvoering per 1 januari 2015 de structurele taakstellingen personeel en organisatie (€ 10,0 mln) en externe inhuur (€ 10,0 mln) gerealiseerd te hebben. In de Begroting 2013 is al een aangepaste verdeling van de geplande taakstelling in de jaarschijven opgenomen. Conform de doelstelling wordt verwacht dat de taakstelling op organisatiekosten de komende jaren daadwerkelijk zal worden gerealiseerd.

Loonkosten / formatie

Formatie en dekking loonkosten

2013

2014

2015

2016

2017

Formatie

1.767

1.629

1.563

1.563

1.563

Dekking loonkosten (bedragen x € 1 mln)

118,3

117,3

112,9

112,0

108,4

In de formatieontwikkeling is de taakstelling op personeel en organisatie van 10 miljoen euro indicatief in aantallen fte’s verwerkt. Leidend is de realisatie van de taakstelling in het loonkostenbudget. De feitelijke wijziging in formatieomvang is opgenomen in inrichtingsplannen, die als kader gelden voor de uit te voeren reorganisatie in het kader van FMA. Deze reorganisatie wordt ondersteund door het afgesloten Sociaal Convenant. Daarin zijn afspraken gemaakt om herplaatsingskandidaten van werk naar werk te begeleiden. In het uiterste geval dat deze inspanning niet tot resultaat leidt, kan voor maximaal dertig mensen reorganisatie-ontslag worden verleend.

De geraamde bedragen hebben betrekking op de dekking van de loonkosten (salaris- en werkgeverslasten) van de provincie.

Wel moet rekening gehouden worden met een stijging van de loonkosten in 2014 als gevolg van exogene factoren. Werkgeverslasten zullen waarschijnlijk stijgen door aanpassing van premies voor pensioenen, zorgverzekeringswet, levensloop etc. In de afgelopen jaren was de stijging van de werkgeverslasten ongeveer 1,7%. Ook eventuele afspraken over een CAO kunnen een kostenverhogend effect hebben. Over 2012 en 2013 is voor de CAO de nullijn gehanteerd. Het verschil tussen de jaarschijf 2016 en 2017 is het gevolg van het wegvallen van de BUM-gelden.

De verwachting is dat er in het eerste kwartaal van 2014 meer inzicht zal zijn ten aanzien van de werkelijke ontwikkeling van de werkgeverslasten en het feitelijk budgettaire beslag. Hierover zal in de Voorjaarsnota 2014 worden gerapporteerd.

2.1 Percentage bedrijfsvoering

Uitvoering van het programma Focus met ambitie leidt ertoe dat de organisatie kleiner wordt. De drie invalshoeken daarbij zijn: kleiner, flexibeler en goed presteren. De provincie is daarmee goed op weg. De in gang gezette reorganisatie en de daarbij behorende organisatie ontwikkeling krijgt een vervolg in 2014. De ambitie daarbij is om het overheadpercentage verder te laten dalen. Door efficiëntere en effectievere inrichting van werkprocessen zal op termijn de formatie (van vooral Directie Concernzaken) en daarmee ook het overheadpercentage kunnen dalen. Door te benchmarken, kan de ontwikkeling naar een kleinere overhead worden voorzien van een passende streefnorm.

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

De effectiviteit van de organisatie wordt gemeten aan de hand van de indicatoren ziekteverzuim, interne en externe mobiliteit van personeel, diversiteit in personeelsopbouw, verbetering in hoofd- en werkprocessen en ICT.

3.1 Klanttevredenheid

Met het klanttevredenheidsonderzoek wordt onder andere gemeten in hoeverre de provincie Zuid-Holland voldoet aan de gestelde score. Het onderzoek wordt uitgevoerd op basis van uitgangspunten van het Interprovinciaal Overleg (IPO) en wordt iedere twee jaar herhaald. Gemeten wordt op Betrouwbaarheid (onder andere komt provincie afspraken na, deadlines), Responsiviteit (o.a. hoe snel reageert de provincie, dienstbaarheid), Zekerheid (onder andere prettig samenwerken, vriendelijkheid, kennisniveau), Inleven in de klant (onder andere belangen en behoeften klanten centraal stellen) en Tastbare zaken (onder andere fysieke uitstraling, gebouwen).

Uit onderzoek is gebleken dat een goede prestatie op deze vijf dimensies belangrijk is voor een hoge klanttevredenheid in elke organisatie. Het onderzoek wordt uitgevoerd onder klanten, leveranciers en medewerkers (onderscheid in leidinggevenden en niet-leidinggevenden). De eerstvolgende meting vindt plaats in het eerste kwartaal 2014.

3.2 Kwaliteit dienstverlening

De kwaliteit van de dienstverlening in de organisatie is gemeten op basis van uitgangspunten die door het IPO zijn opgesteld. Zie hiervoor 3.1.

3.3 Afhandeling facturen

De streefwaarden voor de afhandeling van facturen zijn aangepast naar aanleiding van de wettelijke vastlegging van een maximale betalingstermijn van 30 dagen. In eerdere jaren zijn maatregelen genomen om de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren en de efficiency van de uitvoering van de administratieve processen te verhogen. Inmiddels ligt de gemiddelde betaaltermijn onder de 30 dagen en voor het jaar 2014 is het streven dit resultaat vast te houden.

Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Taken bij doel 2

(Effect)indicator

Nulmeting

2014

2015

2016

2017

1. Het voeren van een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid en bedrijfsvoering

1.1 Duurzaam inkopen als randvoorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbeste­dingen)

100

100

100

100

100

Toelichting op indicatoren

1.1 Duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Duurzaamheid is een regulier onderdeel van de bedrijfsvoering. In 2009 is de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekend, met als uitgangspunt 100% duurzaamheid in alle nieuwe inkoop- en aanbestedings­trajecten volgens de minimumeisen uit de duurzaamheidcriteria van expertisecentrum Pianoo.

Gewerkt wordt aan de verdere verduurzaming van de inkopen van werken; vanuit een in 2013 uitgevoerd onderzoek worden de toekomstambities en te gebruiken instrumenten voor duurzaam inkoop en hun toepassing in beeld gebracht en uitgewerkt.

Innovatiegericht inkopen, teneinde creativiteit in de markt aan te moedigen met meer functionele specificatie in aanbestedingsdocumenten wordt, gestimuleerd.

Bij de aanbesteding van het leasecontract voor het wagenpark in 2014 wordt bij de start een deel van het park vervangen door hybride auto’s (elektrisch / benzine) en wordt de mogelijkheid ingebouwd dat gedurende de contractperiode steeds de meest duurzame brandstofvariant kan worden gekozen.

Mede vanuit het streven naar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is er aandacht voor de sociale component van Duurzaam Inkopen door middel van Social Return, het nemen van maatregelen om arbeidsparticipatie van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te vergroten. Met de resultaten van in 2013 opgestarte pilots zal dit streven nader worden uitgewerkt.

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. Wij werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nulmeting

 

2014

2015

2016

2017

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage bedrijfsvoering

33

 

Begroot

32

32

32

32

Prognose

> 32

     

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

1

Begroot

0,9

1,1

1,1

1,1

Prognose

0,9

     

Toelichting afwijkingen

2.1 Percentage bedrijfsvoering: De verwachting is dat de norm niet wordt gehaald. Zoals vermeld bij Jaarrekening 2012 en 2013 wordt de norm niet gehaald als gevolg van het vertrek van de dienst Muskusrattenbestrijding naar de Waterschappen. Daarbij is de overhead niet (volledig) meegenomen. De in gang gezette reorganisatie en de daarbij behorende organisatieontwikkeling, efficiencywinst door bijvoorbeeld minder bureaucratie, minder regeldruk, meer kostenbewustzijn en het blijvend verbeteren van de processen, krijgt een vervolg in 2014. De ambitie daarbij is om het overheadpercentage te laten dalen.

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie: Deze indicator is gebaseerd op meerdere (prestatie)indicatoren. Voor de (prestatie)indicatoren ziekteverzuim en diversiteit personeel wordt een afwijking verwacht waardoor de prognose voor de (effect)indicator Verbeteren effectiviteit organisatie niet op de norm van 0,9 uitkomt.

Investeringen

Investering

(bedragen x € 1.000)

Begroting

2014

Bijstelling

Voorjaarsnota

Bijstelling

Najaarsnota

Bijgestelde

Begroting 2014

Uitgaven

9.147

2.680

0

11.827

Saldo Investeringen

-9.147

-2.680

0

-11.827

Toelichting bijstelling per investering

Financiële mutaties

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Uitgaven

 

€ 2,0 mln (n)

De bijstelling betreft het restant investeringsbudget van 2013, benodigd voor het afronden van de investeringsprojecten huisvesting in 2014.

€ 0,7 mln (n)

De bijstelling betreft het restant investeringsbudget van 2013, benodigd voor het afronden van de automatiseringsprojecten in 2014.

Exploitatie (loonkosten en indirecte materiële lasten en baten)

Financiële mutaties

  

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Lasten

Eenmalig Ja/Nee

Dekking

 

Categorie bijstelling budget

 

€ 0,6 mln (n)

Ja

FR

In 2013 is een deel van het budget voor gedifferentieerd belonen niet besteed. Aangezien dit budget op basis van de CAO-afspraken beschikbaar dient te blijven voor het personeel, wordt dit resterende budget ad € 0,6 mln, conform afspraak in het Georganiseerd Overleg, toegevoegd aan het budget voor gedifferentieerd belonen in 2014, ten laste van de financiële ruimte.

€ 2,0 mln (n)

Ja

RES

 

Voor de verwachte frictiekosten, verband houdend met het Focus met Ambitie-traject, wordt € 2,0 mln beschikbaar gesteld (vanuit de reserve Frictiekosten algemeen, programma 6).

€ 0,2 mln (n)

Ja

RES

 

Door oprichting van de regionale uitvoeringsdiensten (RUD's) en de overgang van het provinciaal personeel resteert nog een beperkt aantal medewerkers dat niet mee is gegaan naar de RUD's. De hiermee verband houdende kosten voor de PZH bedragen € 0,2 mln, dit bedrag wordt beschikbaar gesteld vanuit de reserve Frictiekosten algemeen (programma 6).

€ 0,1 mln (n)

Nee

BAT

 

Voor de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht/interbestuurlijk toezicht IBT (in verband met omgevingsrecht) wordt personele capaciteit ingezet, 1,6 fte. De kosten hiervan bedragen € 0,1 mln en worden gedekt door een bijdrage vanuit het Provinciefonds (zie programma 6).

€ 0,4 mln (n)

Ja

FR

In 2014 wordt de overkomst van de DLG met bijhorende taken naar de provincie voorbereid. De overkomst zal per 1 januari 2015 moeten zijn gerealiseerd. Gelet op de omvang van het over te dragen takenpakket wordt voor de begeleiding van dit traject extra capaciteit ingezet. Hiervoor wordt voor een bedrag van € 0,4 mln een beroep gedaan op de financiële ruimte.

Categorie bijstelling administratief

 

€ 1,0 mln (v)

Nee

FR

De daling van de kapitaallasten wordt veroorzaakt door achterblijvende investeringen in 2013.

€ 0,2 mln (n)

Nee

Doel 1.4

In het kader van de decentralisatie van het natuurbeleid is tussen Rijk en provincies onder meer afgesproken dat de provincie taken gaat uitvoeren op het gebied van de Flora- en faunawet (exotenbeleid), Natura 2000 en agrarisch natuurbeheer. Hiervoor worden jaarlijks structureel middelen via het Provinciefonds ontvangen in de vorm van de decentralisatie-uitkering natuur (zogeheten natuurpactmiddelen). Met de uitvoering van deze taken is een uitbreiding van circa 3 fte formatieruimte noodzakelijk.

€ 0,1 mln (n)

Nee

Doel 4.5

In 2012 is in het kader van de Modernisering Monumentenzorg (MoMo) de taak tot restauratie van rijksmonumenten van het Rijk overgegaan naar provincies. Voor de provincie Zuid-Holland gaat het om € 3,0 mln per jaar. Dit budget is sindsdien toegevoegd aan het Provinciefonds. In de beleidsvisie Cultureel Erfgoed is besloten deze middelen voor de helft te besteden aan rijksmonumenten in de gehele provincie en de andere helft aan rijksmonumenten binnen zeven erfgoedlijnen. Met de uitvoering van deze taak is echter ook 1 fte formatieruimte gemoeid.

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. Wij werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nulmeting

 

2014

2015

2016

2017

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage bedrijfsvoering

33

 

Begroot

32

32

32

32

Prognose VJN

>32

     

Prognose NJN

33

     

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

 

Begroot

-

7,0

-

7,0

Prognose NJN

6,8

     

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

3,4

Begroot

-

3,8

-

3,8

Prognose NJN

3,6

     

Toelichting afwijkingen

2.1 Percentage bedrijfsvoering

De verwachting is dat de norm niet wordt gehaald.

Uitvoering van het programma Focus met ambitie leidt ertoe dat de organisatie kleiner wordt, maar de reductie is in eerste instantie gerealiseerd in het primair proces. De afslanking bij de ondersteunende diensten loopt, de resultaten zullen echter niet eerder dan in het volgend jaar zichtbaar zijn.

3.1 en 3.2 Kwaliteit dienstverlening

In april 2014 heeft een nieuw klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. Hieruit blijkt dat het rapportcijfer in vier jaar tijd onveranderd is gebleven op 6,84 waarmee we de overheidsbrede norm van 7,0 niet realiseren. Medio 2014 is een plan van aanpak uitgewerkt om de klanttevredenheid te verhogen. Het gemiddelde kwaliteitscijfer is gestegen van 3,5 naar 3,6. Een benchmark van de resultaten met andere provincies is nu nog niet mogelijk aangezien de PZH als eerste het onderzoek heeft gehouden. De overige provincies volgen in 2015.

Exploitatie

Financiële mutaties

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Lasten

Eenmalig

Ja/Nee

Dekking

 

Categorie bijstelling budget

 

€ 0,5 mln (v)

Ja

RES

Frictiekosten Focus met Ambitie

De uitvoering van de reorganisatie in het kader van FmA heeft enige vertraging ondervonden. Daarnaast wordt terughoudend omgegaan met aanvragen van regelingen in het kader van het Sociaal Convenant. Beide ontwikkelingen leiden tot minder besteding in 2014. Voorgesteld wordt om de onttrekking uit de reserve met € 0,5 mln naar beneden bij te stellen.

€ 0,4 mln (n)

Ja

FR

Bij Voorjaarsnota 2014 hebben Provinciale Staten € 0,8 mln beschikbaar gesteld voor extra (externe) inzet ten behoeve van inzicht, benchmarking e.d. Een deel van het budget ad € 0,4 mln heeft betrekking op het jaar 2015. Dit bedrag wordt gestort in programmareserve 6, onderdeel inzet voor inzicht en benchmarking.

€ 0,2 mln (n)

Ja

Doel 6.1

Als gevolg van de afslanking van PZH in het kader van FmA vindt er weinig instroom plaats van jongeren. Het is evenwel belangrijk om een evenwichtige samenstelling te bevorderen. Binnen FmA is daarom talentontwikkeling als doelstelling opgenomen. Medio september start het nieuwe traineeprogramma 2014-2016. De kosten voor werving en selectie, ontwikkelprogramma en loonkosten bedragen in 2014 € 0,2 mln. Dit wordt bekostigd uit de reservering Focus met Ambitie in programma Middelen.

€ 0,1 mln (v)

Ja

FR

Frictiekosten OvT/PNS

Een deel van de herplaatsingskandidaten OvT en PNS stroomt dit jaar uit. Daarmee wordt het beroep op het frictiebudget lager. Het budget valt vrij ten gunste van de financiële ruimte.

€ 0,0 mln

Ja

Paragraaf Bedrijfs­­voering

Bij de onderhandelingen rondom de afgelopen cao hebben partijen afgesproken om de flexibilisering van de vergoedingen nader te onderzoeken. Het eindresultaat is de regeling Individueel Keuzebudget Provincies, die per 1 januari 2015 wordt ingevoerd.

In het IKB worden de eindejaarsuitkering (8,3%), de vakantie-uitkering (8%) en het bovenwettelijk vakantieverlof (36 uur per jaar voor voltijdwerkers), uitgedrukt in geld, aan het IKB toegevoegd. Dat is een bedrag van bijna 2% van het salaris. Wie dat wil kan die verlofuren terugkopen. Ten slotte wordt nog de resterende besparing uit de vervallen seniorenregeling in het IKB gestort (0,2% per 1 januari 2015, oplopend tot 0,3% vanaf 2016). Het IKB wordt maandelijks opgebouwd.

De werknemer kan zelf bepalen waaraan hij of zij het IKB besteedt. Hij of zij kan echter niet meer uit het IKB opnemen dan op dat moment is opgebouwd. Het IKB moet om fiscale redenen in hetzelfde kalenderjaar zijn besteed. De bestaande IKAP-regeling wordt in het IKB opgenomen: het IKB kan dus ook worden gebruikt voor fiscaal aantrekkelijke doelen. De mogelijkheden om meer en minder te gaan werken worden verruimd. Gekochte verlofuren kunnen straks vijf jaar worden opgespaard.

Bij de begroting van 2014 werd ervan uitgegaan dat de uitbetaling van de in 2014 opgebouwde vakantie-uitkering over juni-december 2014 in december 2014 zou plaatsvinden. Derhalve is in de Begroting 2014 een incidenteel budget van € 3,6 mln opgenomen. Deze exploitatiemiddelen worden nu omgezet in een voorziening, waarmee ze beschikbaar blijven voor het uitbetalen van de opgebouwde vakantie-uitkering 2014 in 2015. Dit heeft verder geen gevolgen voor het begrotingssaldo.

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. De provincie werkt aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

 

Wat hebben we bereikt?

 

Focus met Ambitie

Met het programma Focus met ambitie (FmA) werkt de provincie Zuid-Holland aan een kleinere en flexibelere organisatie die het bestuur in staat stelt om te excelleren op haar kerntaken. Het programma heeft een kwantitatieve component (bezuinigingsopgave) en een kwalitatieve component die zich richt op organisatie- en cultuurontwikkeling. Het programma Focus met ambitie helpt de organisatie met het ontwikkelen van een mindset en handelingsperspectief dat past bij de wensen en eisen die de samenleving stelt aan een moderne overheid: efficiënter, resultaatgerichter, meer gericht op samenwerking en sneller inspelend op veranderingen. En dat binnen de basisvoorwaarden die men aan de overheid stelt: niet groter dan nodig, betrouwbaar, kundig en zorgvuldig.

Het programma heeft drie hoofddoelstellingen:

  • kleiner en efficiënter;

  • flexibel en wendbaar;

  • excelleren/goed presteren.

 

Kleiner

Binnen de programmaperiode wordt een kwantitatieve bezuinigingstaakstelling van € 10 mln op Personeel en Organisatie en € 10 mln op externe inhuur gerealiseerd. Bezuiniging op personeel en organisatie vraagt om organisatiewijziging en heeft gevolgen voor het aantal medewerkers van de provincie. Voor de meeste afdelingen betekende het realiseren van de taakstelling een reorganisatie. Deze reorganisatie heeft bijna de gehele programmaperiode gelopen en is, met ingang van het jaar 2015, geheel gerealiseerd. Tijdens de reorganisatie is het regulier werk doorgegaan, en heeft een groot deel van de herplaatsers en collega's die boventallig waren uit eerdere reorganisaties een nieuwe plek in de organisatie gekregen.

 

Flexibel en wendbaar

In de gehele organisatie is een begin gemaakt met strategische personeelsplanning. Hiermee worden leidinggevenden ondersteund in het bepalen van de personele inzet op middellange en lange termijn.

Mobiliteit is daardoor een normaler gespreksonderwerp dan voorheen; minder beladen, meer positief. Om te borgen dat het gesprek over beweging en ontwikkeling continu gaande blijft, wordt organisatiebreed het loopbaanontwikkelingsprincipe 3-5-7 gehanteerd: om duurzaam inzetbaar te zijn, worden medewerkers gestimuleerd om zich na 3 jaar te oriënteren op een andere functie. Het streven is, dat het normaal is dat een medewerker na 5 jaar de overstap heeft gemaakt en - behalve bij de specialistische functies - dat niemand langer dan 7 jaar op dezelfde plek zit. Om de organisatie flexibeler te maken en de interne mobiliteit te bevorderen, is het instrumentarium aangepast: plaatsing op afdelingsniveau, een betere regeling voor detachering. Om uitwisseling en overstap van medewerkers te bevorderen, is het van-werk-naar-werktraject bij verplichte mobiliteit gestart en wordt gebruikgemaakt van het Persoonlijk Mobiliteitsplan. Om de externe mobiliteit te stimuleren is aansluiting gezocht bij diverse externe netwerken van overheden.

 

Excelleren

 Leiderschapsontwikkeling

Focus met Ambitie richt zich op het ontwikkelen van een mindset en handelingsperspectief van de organisatie dat past bij de wensen en eisen van de moderne samenleving. Daarom is geïnvesteerd in leiderschapsontwikkeling, om de leidinggevenden zodanig toe te rusten dat zij de organisatie kunnen begeleiden naar een kleine, flexibele en wendbare organisatie die goed presteert op haar kerntaken. Zij vervullen daarmee in deze transitie een voortrekkers- én sleutelrol. Het traject heeft geresulteerd in een leiderschapsprofiel met als kernwaarden verbinden, vertrouwen, vernieuwen en richting geven. De resultaten zijn zichtbaar en voelbaar, bijvoorbeeld in betere samenwerking tussen afdelingen, elkaar meer aanspreken op verantwoordelijkheid en meer aandacht voor doel- en resultaatgericht werken. Ook tonen leidinggevenden nu meer eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor de veranderopgave op concernniveau.

 
Netwerkend werken

Als antwoord op de dynamiek in de samenleving wordt het traject netwerkend werken uitgevoerd. Dat heeft inmiddels een gemeenschappelijk kader opgeleverd over wat werken in een netwerk vanuit het perspectief van de provincie Zuid-Holland inhoudt en hoe dit kan bijdragen aan de realisatie van beleidsdoelstellingen in een netwerksamenleving. Netwerkend werken dringt door in de meest relevante onderdelen van de provinciale organisatie. Door het project Netwerkend Werken zijn inmiddels zo'n 100 medewerkers op relevante posities vertrouwd met deze werkwijze en kijken bestuur en management systematisch welke projecten zich lenen voor deze aanpak. Er lopen tientallen projecten op het gebied van netwerkend werken waarin we al doende leren wat werkzaam is en wat niet, en we vertalen de werkwijze in ons instrumentarium en onze strategie.

 
Goed presteren

Met het traject goed presteren werken we aan de ambitie een organisatie te zijn die goede resultaten levert voor de Zuid-Hollandse samenleving. Op alle vier thema's van het project Goed presteren boekte de provincie vooruitgang, maar in verschillende mate. Het meest concreet zijn de resultaten bij efficiency, waar talrijke praktische punten zijn opgepakt en opgelost, en bij kennis en kunde, waar het nieuwe intranet kennisdeling ondersteunt en een werkwijze is ontwikkeld om het weglekken van kennis bij het vertrek van medewerkers te voorkomen. Bij het onderdeel meerwaarde is een verkenning van het kwadrantenmodel van NSOB (een systematische weergave van de verschillende taken en rollen die de provincie heeft en de vormen van sturing die daarbij horen) uitgevoerd. De opbrengst wordt daarvan snel door de organisatie toegepast: steeds vaker worden vooraf in overleg met de bestuurder bewustere keuzes gemaakt voor de handelingsstrategie met de inzet van bijbehorend instrumentarium om beleidsdoelen te realiseren in de netwerksamenleving.

 

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nulmeting

2011

Doelstelling 2014

Realisatie

2014

1. Omvang in overeenstemming met takenpakket

1.1 Structurele vermindering omvang

organisatiekosten (cumulatief in mln €)

 

-13,3

-13,3

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage bedrijfsvoering

33

32

32

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

1

0,9

1,4

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

-

6,8

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

3,4

-

3,6

3.3 Afhandeling facturen

35

< 30

24,7

 

Toelichting op indicatoren

 

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten

De prestatie tot en met het jaar 2014 is geheel gerealiseerd. Met het programma Focus met ambitie (FmA) werkt de provincie Zuid-Holland aan de ontwikkeling naar een kleinere en flexibelere organisatie die het bestuur in staat stelt om te excelleren en te focussen op haar kerntaken. Het programma heeft een kwantitatieve component (financieel) en een kwalitatieve component die zich richt op organisatie- en cultuurontwikkeling. De financiële doelstelling van FmA is om door focus op de kerntaken en efficiëntere bedrijfsvoering te kunnen bezuinigen op de organisatiekosten.

 

Meerjarig ziet de bezuinigingstaakstelling van Focus met Ambitie er als volgt uit:

 

(cumulatief in mln €)

2012

2013

2014

2015

Structureel

Personeel en organisatie

0,0

-2,1

-6,0

-10,0

-10,0

Organisatie en inhuur

-3,0

-4,9

-7,3

-10,0

-10,0

 

Loonkosten/formatie

 
Overzicht formatie, bezetting en loonkosten

Rekening 2013

Rekening 2014

Resultaat

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

 

1-1-2013

31-12-2013

1-1-2014

31-12-2014

 

1.798

1.711

1.691

1.607

84

         

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

 

1-1-2013

31-12-2013

1-1-2014

31-12-2014

 

1.694

1,583

1.575

1.509

66

         

Loonkostenbudget

Realisatie loonkosten

Loonkostenbudget

Realisatie loonkosten

 

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

 

121,3

120,1

116,4

115,6

0,8

 

Formatie

In 2014 is de formatie van de provincie Zuid-Holland met 84 fte afgenomen. Deze afname werd veroorzaakt door de effectuering van de taakstelling FmA. Het ging hierbij om de verwerking van de inrichtings- en plaatsingsplannen in het kader van deze organisatiewijziging.

 

Bezetting

De bezetting ultimo december bedroeg 1.509 fte. De lagere bezetting ten opzichte van de formatie wordt veroorzaakt door vrijwillig vertrek, de uitstroom van medewerkers vanwege pensioen, het niet invullen van vacatures, het beëindigen van tijdelijke contracten en het bewust omgaan met invulling van vacatures in het kader van FmA.

 

Loonkosten

Het resultaat ten aanzien van de loonkosten is per saldo uitgekomen op een onderschrijding van € 0,8 mln. Deze onderschrijding wordt deels veroorzaakt door het onderdeel gedifferentieerd belonen binnen de loonkosten € 1 mln, te weten € 0,55 mln uit eerdere jaren en € 0,4 mln in 2014.

Op grond van afspraken met de bonden dient dit saldo beschikbaar te blijven voor gedifferentieerd belonen voor de komende jaren. Daarnaast zijn de vaste loonkosten met een bedrag van € 0,2 mln overschreden.

 
Vermindering inhuur externe medewerkers

(bedragen x € 1.000)

Realisatie

2011

Realisatie 2012

Realisatie 2013

Realisatie 2014

Totaal

23.729

15.343

14.512

14.606

 

Een onderdeel van de structurele vermindering van de omvang van de organisatiekosten is de vermindering van externe inhuur. Deze vermindering bedraagt € 10 mln en is verwerkt in de materiële budgetten van de meerjaren-begroting. Daarmee is deze vermindering structureel. De uitgaven over het jaar 2014 zijn nagenoeg gelijk aan 2013 (0,6% hoger). De doelstelling van het halen van de taakstelling vermindering van inhuur externe medewerkers in het kader van FmA is daarmee behaald.

Er is bewust gekozen om niet in alle gevallen expertise zelf in huis te hebben. Voor incidentele projecten haalt de provincie specifieke expertise in huis in plaats van structurele formatie in te zetten. Daarnaast wordt niet in alle situaties de volledige werklast gedekt door de toegestane formatie, maar wordt gebruikgemaakt van een flexibele schil om capaciteitsbehoefte, die ontstaat bij pieken, op te vangen.

 

2.1 Percentage bedrijfsvoering

De streefnorm is behaald. Eind 2014 bedroeg het percentage bedrijfsvoering 32%. De uitvoering van het programma Focus met ambitie heeft ertoe geleid dat de organisatie kleiner is geworden. Daardoor is het percentage ten opzichte van vorige jaren gedaald naar de doelstelling.

 

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

De effectiviteit van de organisatie wordt gemeten aan de hand van de indicatoren ziekteverzuim, interne en externe mobiliteit van personeel, diversiteit in personeelsopbouw, verbetering in hoofd- en werkprocessen en ICT. Mede door de, als gevolg van de reorganisatie, vergroting van de mobiliteit is de effectiviteit van de organisatie toegenomen.

 

3.1 Klanttevredenheid en 3.2 Kwaliteit dienstverlening

De streefnorm, het rapportcijfer 7 voor onze dienstverlening, is niet behaald. Het kwaliteitscijfer is gestegen van 3,4 naar 3,6 (op een schaal van 1 tot 5). In april 2014 heeft de provincie een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder ongeveer 1200 van onze klanten. Dit heeft geresulteerd in het rapportcijfer 6,8. Om de doelstelling wel te kunnen halen, dient de provincie volgens de klant te investeren op drie prioriteiten voor dienstverlening:

1. meer op tijd,

2. meer in één keer goed, en

3. meer proactief handelen.

3.2 Kwaliteit dienstverlening

Zie hiervoor de toelichting onder 3.1.

 

3.3 Afhandeling facturen

De doelstelling is gerealiseerd. De gemiddelde betalingstermijn van 24,7 dagen blijft ruim binnen de doelstelling voor het hanteren van de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen. Van alle facturen wordt 85% binnen 30 dagen betaald.



Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

 

Wat hebben we bereikt?

 

Taken bij doel 2

(Effect)indicator

Nulmeting

Doelstelling 2014

Realisatie 2014

1. Het voeren van een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid en bedrijfsvoering

1.1 Duurzaam inkopen als randvoorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbestedingen)

100

100

100

 

Toelichting op indicatoren

 

1.1 Duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

In 2009 is de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekend en het streven is naar 100% duurzaamheid in alle nieuwe inkoop- en aanbestedingstrajecten volgens de minimumeisen uit de duurzaamheidscriteria van AgentschapNL. Aan deze doelstelling is voldaan.

De provincie heeft op 10 februari 2014 de Green Deal Duurzaam GWW ondertekend en hiermee aangegeven het inkopen van alle werken en aan werken gerelateerde diensten volgens de Aanpak Duurzaam GWW te doen. Hierbij wordt vanaf de voorkant van GWW projecten (verkenningen/planfase) gekeken naar kansen voor duurzaamheid.
De aanpak heeft een link met het programma Energietransitie. Door vroegtijdig duurzaamheidskansen mee te nemen krijgen innovatie en energietransitie een kans.

In 2014 is het leasecontract voor het wagenpark aanbesteed. Een deel van het wagenpark is vervangen door hybride auto's (elektrisch/benzine). Het nieuwe contract beslaat een periode van 2 jaar, opdat sneller kan worden ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen.

 

Organisatiekosten/Apparaatslasten

 

Kosten

(bedragen x € 1 mln)

Begroting na wijziging

Rekening 2014

Loonkosten

116,40

115,56

Indirecte kosten

34,62

31,05

Totaal te verdelen

151,02

146,61

Verdeling naar programma

1 Groen en Water

25,99

25,03

2 Mobiliteit en Milieu

65,66

63,89

3 Ruimte, Wonen en Economie

24,60

24,36

4 Bestuur en Samenleving

25,56

24,70

5 Integrale Ruimtelijke Projecten

0,11

0,17

6 Middelen

9,10

8,45

Totale verdeling

151,02

146,61

Indirecte kosten

 Personeelsgerelateerde lasten (€ 0,9 mln voordelig)

De lagere lasten zijn onder andere het gevolg van terughoudendheid rondom externe inhuur. Daarnaast is sprake van extra baten. Deze bestaan uit opbrengsten met betrekking tot UWV-vergoedingen bij ziekte en zwangerschap en extra detacheringsbaten.

 

Frictiekosten Focus met Ambitie (€ 0,8 mln voordelig)

In de begroting is een onttrekking van € 1,5 mln uit programmareserve 6 (Frictie Algemeen) voor frictiekosten opgenomen. Er zijn onder andere door een actief mobiliteitsbeleid minder regelingen aan medewerkers uit het sociaal convenant toegekend dan geraamd. Daardoor zijn de frictiekosten en de uitputting van de reserve lager uitgevallen. De werkelijke lasten bedragen € 0,7 mln. De resterende middelen (€ 0,8 mln) blijven beschikbaar in Programmareserve 6. Deze onderuitputting van middelen heeft hierdoor geen gevolgen voor het rekeningresultaat. Zie ook de toelichting bij de bijdrage Programmareserve 6.

 

Onroerend goed en grond gerelateerd (€ 0,4 mln voordelig)

Per saldo heeft de exploitatie van provinciaal vastgoed een voordelig saldo opgeleverd van € 0,4 mln. Zie ook de paragraaf Grondbeleid.

 

Overige posten (€ 0,3 mln voordelig)

Op de overige posten is een voordelige baat van € 0,3 mln gerealiseerd, dit is gerelateerd aan de andere posten een gering bedrag.

 

Kapitaallasten bedrijfsvoering (€ 1,1 mln voordelig)

Dit wordt verder toegelicht bij de Kapitaallasten.